Informacje o tym, jak przetwarzamy dane przesyłane przez formularz na stronie biuro2d.pl oraz jakie technologie wykorzystuje strona.
1. Administrator danych
Administratorem danych osobowych przekazywanych za pośrednictwem formularza kontaktowego jest Biuro Rachunkowe 2D Ewelina Duma, jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG), NIP 7131823504, REGON 431123878, adres: ul. Olimpijczyków 6/6, 21-040 Świdnik. Oferta prezentowana na tej stronie dotyczy wyłącznie działalności gospodarczej wskazanej powyżej.
Kontakt w sprawach ochrony danych: ewelina.duma@biuro2d.pl. Kontakt ogólny z biurem: biuro2d@biuro2d.pl. Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych.
2. Jakie dane zbieramy?
Formularz pozwala podać imię lub nazwę firmy, adres e-mail, opcjonalny numer telefonu, rodzaj potrzebnej obsługi, orientacyjną liczbę dokumentów miesięcznie oraz opcjonalny opis zapytania. Wraz z zapytaniem do skrzynki biura przekazywane są kod zapytania, ogólne źródło ruchu oraz — jeżeli występują — oznaczenia kampanii (UTM) i miejsca kliknięcia.
Nie prosimy o przekazywanie przez formularz danych wrażliwych, danych pracowników ani poufnej dokumentacji księgowej.
3. Cele i podstawy prawne
Przetwarzamy dane, aby odpowiedzieć na zapytanie, ustalić potrzebny zakres obsługi i przygotować ofertę. W przypadku działań podejmowanych na żądanie osoby przed zawarciem umowy podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO; przy korespondencji prowadzonej w imieniu firm lub organizacji oraz pozostałych zapytaniach — art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. nasz prawnie uzasadniony interes w obsłudze korespondencji i kontaktów biznesowych.
Odrębnym prawnie uzasadnionym interesem (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) jest zapewnienie bezpieczeństwa strony, prowadzenie minimalnego rejestru zapytań oraz ustalanie, dochodzenie lub obrona roszczeń. Jeżeli operacje analityczne wiążą się z przetwarzaniem danych osobowych, podstawą jest zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO); uruchomienie opcjonalnej analityki wymaga również zgody na zasadach Prawa komunikacji elektronicznej.
4. Komu dane mogą być ujawnione?
Dane mogą otrzymywać podmioty technicznie obsługujące hosting strony, serwery i pocztę elektroniczną, a także osoby upoważnione do obsługi zapytań w ramach administratora. Dostawcy przetwarzający dane na nasze zlecenie powinni działać na odpowiednich zasadach i umowach. Dane mogą zostać udostępnione także uprawnionym organom, gdy wymagają tego przepisy.
Do potwierdzenia przed publikacją: dokładne dane operatora hostingu, dostawcy poczty, ewentualnych dalszych usługodawców oraz to, czy w tym łańcuchu występują przekazania poza Europejski Obszar Gospodarczy. Jeżeli występują, polityka wymaga opisu podstawy i stosowanych zabezpieczeń.
5. Jak długo przechowujemy dane?
Proponowana zasada do zatwierdzenia i wdrożenia: korespondencję dotyczącą zapytań, które nie zakończyły się współpracą, przechowujemy do zakończenia rozmów i nie dłużej niż przez 12 miesięcy od ostatniego kontaktu, chyba że dłuższy okres jest niezbędny do ustalenia, dochodzenia lub obrony konkretnych roszczeń. W przypadku zawarcia umowy stosuje się odrębne informacje i okresy wynikające z obsługi klienta oraz obowiązujących przepisów.
Proponowana zasada do zatwierdzenia i wdrożenia: rejestr operacyjny zapytań i własne statystyki strony przechowujemy przez maksymalnie 12 miesięcy od zdarzenia, po czym usuwamy lub anonimizujemy. Sam aktualny kod nie zapewnia automatycznego wykonania tych okresów — wymaga to wdrożenia procedury usuwania wpisów i zasad porządkowania poczty.
6. Twoje prawa
Na zasadach określonych w RODO przysługują Ci prawa dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, a w odpowiednich przypadkach także przenoszenia danych i wniesienia sprzeciwu. Jeśli podstawą przetwarzania jest zgoda, możesz ją wycofać w dowolnej chwili bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania. Przysługuje Ci również prawo skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
W celu realizacji praw napisz na ewelina.duma@biuro2d.pl.
7. Czy podanie danych jest obowiązkowe?
Podanie danych w formularzu jest dobrowolne, ale podanie imienia lub nazwy firmy, adresu e-mail i wybranej usługi jest konieczne, by przesłać zapytanie tą drogą. Bez tych danych nie będziemy mogli odpowiedzieć przez formularz. Nie stosujemy wobec nadawców formularza decyzji podejmowanych wyłącznie automatycznie, które wywołują skutki prawne lub podobnie istotnie na nich wpływają.
8. Cookies i zapis preferencji
Formularz w wersji PHP wykorzystuje techniczną sesję PHPSESSID, niezbędną m.in. do ochrony przed nadużyciami. W pamięci przeglądarki (localStorage) zapisujemy preferencje zgód pod kluczem biuro2d_cookie_choice_v2. Ten zapis pozostaje do czasu jego usunięcia przez użytkownika lub zmiany przez stronę; nie jest reklamowym plikiem cookie.
Opcjonalne zdarzenia dotyczące odsłon i kliknięć są wysyłane do własnego modułu statystycznego dopiero po zaakceptowaniu analityki. Rejestruje on rodzaj i datę zdarzenia, ogólną kategorię źródła oraz miejsce kliknięcia; nie zapisuje w tym rejestrze adresu IP, pełnego adresu strony ani identyfikatora przeglądarki. Nie oznacza to braku standardowych logów technicznych serwera, które może utrzymywać dostawca hostingu. Obecnie nie wykorzystujemy narzędzi reklamowych.
Możesz zmienić preferencje za pomocą przycisku Ustawienia cookies w stopce strony. Wycofanie zgody zatrzymuje kolejne zdarzenia analityczne.
9. Minimalny rejestr zapytań
Po przyjęciu zapytania do wysyłki formularz zapisuje w prywatnym rejestrze datę, kod zgłoszenia, rodzaj usługi, przedział liczby dokumentów, ogólne źródło oraz ewentualne oznaczenia kampanii. W prywatnym raporcie możemy zaznaczyć etap rozmów i wartość pozyskanego abonamentu. Rejestr nie zawiera bezpośrednio imienia, adresu e-mail ani telefonu, ale kod zgłoszenia może umożliwić powiązanie go z wiadomością otrzymaną przez biuro; dlatego nie traktujemy rejestru jako całkowicie anonimowego.
10. Bezpieczeństwo i aktualizacja informacji
Dbamy o ograniczenie dostępu do danych i ochronę formularza przed automatycznymi nadużyciami. Zakres faktycznych zabezpieczeń i logowania zależy również od konfiguracji hostingu i poczty, którą trzeba zweryfikować przed publikacją. Politykę aktualizujemy w razie zmian wykorzystywanych usług, zakresu danych lub przepisów.